似顔絵イベントの依頼・準備チェックリスト

似顔絵イベントは、作家の手配だけでなく、参加者の受付や待機場所、お渡しまでの流れを決めておくことが大切です。初めてのご担当者向けに、相談前と開催前に整理したい項目をまとめました。

最初からすべてを決める必要はありません。未定の項目は「未定」としてご相談ください。必要な条件は会場と似顔絵師によって異なり、個別にすり合わせます。

まず整理したい、イベントの基本情報

目的

来場者への記念品、社員とご家族の交流、結婚式でのおもてなしなど、何のために行う企画かを整理します。

参加者

想定する年齢層と人数、全員参加か希望者のみか、1人ずつ描くか家族・グループで描くかを検討します。

日程・会場・予算

候補日、都道府県、会場名、屋内・屋外の別、ご予算を分かる範囲でお知らせください。開催時間と準備に使える時間も分けておくと確認しやすくなります。

会場で確認すること

• 似顔絵師と参加者が座る机・椅子を置けるか
• 手元が見える明るさがあるか
• 受付・待機列・お渡しの動線が、ほかの通行を妨げないか
• 小さなお子さまの付き添いや、ベビーカー等の待機場所を確保できるか
• 搬入・撤収の時間と、会場側の担当者が決まっているか

必要な面積や備品の数は一律ではありません。会場図面や設置候補の写真があれば、具体的に相談しやすくなります。屋外では日差し・風・雨への対応、テント等の屋根、雨天時の代替案を事前に確認してください。

受付と待ち時間の決め方

「並んだ順に描く」「整理券で時間帯を案内する」「事前に希望者を募る」など、受付の方法を会場に合わせて検討します。来場見込みと、実施時間内に描ける人数の目安を照らし合わせて決めましょう。

受付担当と似顔絵師の担当範囲、呼び出しに応じられなかった場合の扱い、受付終了の案内も決めておきます。描ける人数や1枚あたりの所要時間は、画風や描く人数によって異なるため、実施内容が決まってから個別に確認します。

利用シーンごとの確認ポイント

• 商業施設・企業イベント：通行スペースとブース位置、整理券や受付の担当を確認。
• 幼稚園・保育園・子ども会：年齢、保護者の付き添い、園や行事の時間割に合わせて相談。
• 結婚式・パーティー：会場への持ち込み確認、プランナーとの連絡、実施する時間帯とお渡し方法を相談。

当日までに共有しておくこと

集合場所・連絡先・タイムテーブル・受付の方法・備品の分担を、会場担当者と共有します。内容が変わった場合は、当日にまとめて伝えるのではなく、分かった段階で相談しておくと確認の行き違いを減らせます。

費用や条件については、似顔絵師派遣の料金・見積もりの考え方をご確認ください。